一场成功的云年会需要提前做好哪些准备？

2022/11/29 | 营销专栏 | 线上年会 306431

每每到年底，基本每个公司都会筹备一场年会作为员工年终福利，既可以回顾工作成绩，又可以增强团队融合，年会办得好甚至有时可以抵消员工内心挤压的愤懑，但是年会如果办的差往往可以将这些愤懑再加一个筹码。

当新冠疫情逐渐常态化，大家转战云年会的“卷王”之争，如何打造一场又燃又暖的云年会成为HR门的年底首要任务，那么一场成功的云年会需要提前做好哪些准备呢？

一：确定年会直播的场景

面对疫情，年会不得不转型线上，而线上年会又可以分为两种形式：一种是线上与线下相结合；一种是完全线上直播。

线上直播间：异地同屏，共享此刻

在线上直播间中，可以将多个分公司的画面同时集成到直播间中，异地员工可以通过直播“面对面”沟通交流。

线下会场：大屏互动，同步联动

在线下场地中，可以搭建一面LED大屏和线上进行联动。互动模块在现场大屏幕进行展示，同时可通过异地连线的方式，将大屏互动画面在线上直播间进行展示，员工线上、线下同步参与。

搭建实景演播厅，绿幕抠像虚拟合成，高科技实现酷炫效果

通过虚拟抠像技术实时更换直播背景，小场地可轻松呈现完美现场效果，高度还原真实场景;减少现场搭建成本，虚拟合成技术与VR、AR等前沿科技结合，展现酷炫舞美特效，节目表演形式相对灵活。

二：确定公开或私密

通过权限设定，可以决定年会直播的私密性，可以让指定的员工、渠道、合作伙伴等人员参与并观看年会，也可以通过内容部署观看，隔绝一切外部用户访问。

三：成立年会筹备组

年会的筹备组包括三个团队：行政运营团队、主播团队、直播执行团队。

行政运营团队包括项目总负责人负责整个直播准备和现场实施，有着丰富的组织、协调应急的经验，与技术工程师合作，确保直播活动的资源整体协调和把控。

直播执行团队包括：活动导演+直播推流+摄影摄像+视频导播+调音师等

活动导演在拍摄方面拥有丰富的经验，负责活动的rundown脚本的细化和把控、镜头切换的拍摄，对摄像机，导播台，调音台，现场大屏，网络等设备链接有丰富的技术经验。

四：确定直播平台，搭建直播间

年会直播最重氛围，打造一间与年会时令及气氛相匹配的直播间尤为重要。

通过微吼可以零成本建立年会直播官网及主题直播间，配色可以红金为主，也可与企业自身品牌元素相搭配。

主题官网直播间搭建完成后，可循环播放企业宣传片及喜庆的背景音乐。年会开始前一周，员工及客户可能进入直播间预约，届时就可相互留言互动营造节庆氛围。

直播间还可嵌入官网、公众号及app内，全面展现企业数字化应用的实力。

也可根据员工及潜在客户的属性，自定义短信或EDM触达通知，企业关注及员工自传双管齐下。

五：直播功能验收测试

想要完美呈现一场大规格的年会直播，硬件设备是必不可少的一环，这直接决定直播效果的好坏，一般由多台摄像机采集直播内容，实时呈现到画面上。

在设备高清的基础上，要保证网络稳定，直播不卡顿，需要用到一个或多个摄像机、编码器设备。

微吼提供专业的年会直播搭建设备，专业的现场音视频采集，让观众多角度、高清原声，浸入式观看现场，真正做到“第二现场”的效果。

六：年会物料准备

以企业元素为年会设计制作专属H5页面、宣传海报、带有仪式感的微网站，便于将活动信息推广至相关人群。

微吼除提供专业的直播支持外，可提供年会策划一站式直播运营服务。

七：分享应急预案

线上年会并不像线下那样可以灵活调整，有时一个环节的问题可能会让整场年会都无法进行下去。因此，筹备时，在几个关键节点中一定要做好plan B 甚至plan C 。

微吼专业运维人员通过微吼鹰眼系统，对消息服务压力，流媒体分发状态，流质量，基础资源占用情况，进行实时监测，实时调整主动扩容策略以及风险预处理，保证直播年会的稳定流畅观看。

网络保障：

提供两条有线网络采用一主一备的方式

提供网络基站在有线网络出现故障时，网络基站进行自动切换保证直播网络的稳定。

平台保障：

采用双路直播的模式主+备的模式；在观看链接不变的情况下，当主直播间出现问题时，自动切换备用直播间实现无缝的切换。

人员保障：

配备两名备份人员，具备项目协调、拍摄、平台的操作等能力